Marnotrawstwo można obecnie odnieść do wielu dziedzin naszego życia. Marnuje się żywność, czas, energię, wodę, papier i wiele innych produktów lub zasobów czy zjawisk. Wszystko jednak łączy jedno – pieniądze. Przy każdym marnowaniu konkretnej rzeczy pozbywamy się konkretnej ilości pieniędzy. Jak więc rozpoznawać procesy, które generują zbędne koszty w firmie? Na co warto zwrócić uwagę?

Każdy przedsiębiorca, który stara się myśleć rozwojowo o swojej firmie, próbuje uniknąć przewartościowania pewnych procesów. Ogranicza się w działaniach, zakupach, inwestycjach, aby zmniejszyć koszty. Nie zawsze jednak takie podejście jest dobrym rozwiązaniem.

Marnotrawstwo w firmach najczęściej jest wynikiem niedostrzegania źle funkcjonujących mechanizmów, które albo spowalniają produkcję, planowanie produkcji albo ogólnie niekorzystnie wpływają na pracę. W firmach produkcyjnych największym problemem jest zmierzenie się z siedmioma typami marnotrawstwa, które nazywane są MUDA. Umiejętność identyfikacji i eliminacji ograniczeń, to również wyzwanie ze strony systemów ERP, które mają za zadanie wesprzeć firmy w zarządzaniu.

Gdzie jest MUDA?

Marnotrawstwo przyczynia się do niskiej efektywności nie tylko w procesach produkcyjnych. Te złe schematy działania można odnaleźć również w innych dziedzinach funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak w administracji, logistyce czy sprzedaży. Powodują one konkretne straty w wyniku błędów ludzkich, organizacyjnych i braku spójnej komunikacji.

Do siedmiu głównych źródeł marnotrawstwa można zaliczyć:

1. Nadprodukcję. Jest to nadmierne wytwarzanie produktów, które nie jest związane z popytem. Może się to również wiązać z dokumentami czy informacjami.
2. Oczekiwanie.Związane z dyspozycyjnością pracowników lub maszyn i oczekiwaniem na potrzebne materiały, informacje niezbędne do wytworzenia produktu.
3. Nadmierne zapasy.Zamrożenie kapitału poprzez niepotrzebne gromadzenie materiałów, związane z nadprodukcją. Zwiększa to ryzyko uszkodzenia lub zniszczenia wyrobów. Związane również z niepotrzebnym gromadzeniem dokumentów, informacji.
4. Przemieszczanie.Zbędny ruch produktów i ludzi. Zła organizacja miejsca pracy.
5. Nadmierne przetwarzanie.Ponadplanowe zużycie materiałów, maszyn i zasobów ludzkich w procesie produkcji, które nie tworzy dla klienta wartości dodanej.
6. Zbędne ruchy.Są wynikiem niepotrzebnie wykonywanych czynności, które spowalniają proces pracy.
7. Poprawianie.Spowodowane niewłaściwą metodą wytwarzania produktu, tworzenia informacji, w wyniku defektu, błędów, usterek.

Reorganizuj firmę w myśl zasady Lean

Proces eliminowania marnotrawstwa nie jest prosty. Trzeba bardzo dobrze znać strukturę swojej firmy, analizować wszystkie dane, aby móc wskazać najmniej korzystne obszary w firmie, które prowadzą do zwiększenia kosztów. Jak sobie z tym poradzić? Rozwiązaniem może być wdrożenie systemu ERP, który służy do ujednolicenia rozwiązań informatycznych w firmie i pomagają planować i zarządzać w przedsiębiorstwie, analizować nagromadzone dane i podpowiadać, w którym miejscu warto szukać rozwiązania.

Odpowiednie oprogramowanie to oczywiście nie wszystko, na co musi zdobyć się przedsiębiorstwo, aby uporać się z marnotrawstwem. Ważną kwestią jest umiejętne wykorzystanie koncepcji „lean”. Zasada „lean” powstała w latach 40. ubiegłego wieku w Japonii, aby rozruszać upadłą po wojnie gospodarkę. Taiichi Ohno zaproponował ideę szczupłego zarządzania, którą wprowadził w fabryce samochodów Toyota. Słynny już system produkcji Toyoty (TPS) pozwolił efektywniej zarządzać czasem na produkcji i eliminować straty. Z tego systemu zaczęły korzystać również inne przedsiębiorstwa.

Koncepcja „lean” polega na organizowaniu procesów wytwórczych w taki sposób, aby produkowano tyle, ile w rzeczywistości na dany moment jest potrzebne. Aby zwiększyć zyski należy zmniejszyć koszty, straty i wyeliminować wszelkiego typu marnotrawstwa, które nie dają wartości w produktach czy usługach.

Systemy ERP powinny więc wspierać przedsiębiorstwa w realizacji koncepcji lean i ułatwić im sprawne zarządzanie i organizację pracy. Wskazywać błędne procesy, rejestrować koszty po każdym etapie produkcji czy zużycie materiałów. To pozwoli reorganizować struktury, w których zauważono tworzenie się marnotrawstwa. Nie należy jednak zmieniać całych procesów organizacyjnych, tylko sukcesywnie badać i zgodnie z wypracowaną specyfiką przedsiębiorstwa eliminować przyczynę problemów.